Definisi E-Filling (Arsip Aktif dan Arsip Pasif) - Liliana Halim Definisi E-Filling (Arsip Aktif dan Arsip Pasif) % %
Uncategorized

Definisi E-Filling (Arsip Aktif dan Arsip Pasif)

E-filling adalah sistem penyimpanan dokumen secara elektronik yang biasanya diunggah ke suatu sistem tertentu sehingga dapat mempermudah dan mempercepat dalam pencarian arsip dokumen. Ada beberapa keuntungan didapatkan dengan adanya e-filling :

– mengurangi biaya penyewaan dan perawatan mesin fotocopy.

– mengurangi biaya pemakaian kertas fotocopy.

– mengurangi penggunaan mesin fax secara manual.

– mengurangi biaya pemakaian odner – odner untuk menyimpan arsip dokumen.

– mengurangi penggunaan filling cabinet (lemari) penyimpanan arsip dokumen.

  • Definisi Arsip Aktif dan Arsip Pasif :

Arsip aktif adalah arsip (file) dokumen yang fisik copy dokumennya masih sering dipergunakan sebagai referensi kerja dari seluruh departemen yang berkepentingan. Arsip aktif disimpan oleh bagian terkait selama dua tahun semenjak dokumen tersebut diterbitkan.

Baca Juga :  Kewiraswastaan (entrepreneurship) dan Penjelasan Perusahaan Kecil

Arsip pasif adalah arsip (file) dokmen yang fisik copy dokumennya kadang – kadang dipergunakan sebagai referensi kerja bagian audit atau konsultan atau pihak luar yang berwenang dan memerlukan. Arsip pasif disimpan pada gudang penyimpanan arsip dokumen selama 10 tahun dari diterbitkan.

  • Invoice adalah penyataan tagihan dari penjual kepada customer yang berisi identitas customer berup jenis barang yang dibeli beserta harganya dan ditandatangani pihak yang berwenang serta dibubuhi materai. Ada dua jenis invoice, yaitu : Invoice biasa yang berisi satu Delivery Note serta satu Invoice dan Invoice list yang berisi gabungan beberapa Delivery Note menjadi satu Invoice.
  • Delivery Note adalah surat bukti pengeluaran barang yang ditujukan untuk mengantar barang dari penjual ke alamat customer yang berisi informasi identitas customer berupa jenis barang yang dibeli beserta kuantiti yang dibeli dan ditandatangani oleh pihak gudang dan penjual.
  • Faktur Pajak adalah bukti pengutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau penyerahan Jasa Kena Pajak.
  • Perincian Invoice List adalah perincian informasi mendetail dari Invoice yang berisi beberapa nomor Delivery Note dalam suatu Invoice.
  • Purchase Order adalah bukti pesanan barang kepada penjual yang berisi informasi spesifikasi barang yang akan dipesan.
  • Tanda Terima adalah bukti bahwa barang yang dikirim oleh penjual telah diterima oleh customer.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *